TRAINING ONLINE ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
DESKRIPSI TRAINING WEBINAR SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN
Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini hanyalah sebagian kecil dari lingkup pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap Vital, Penting & Berguna. E-Filing memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat tetapi juga mudah dimengerti & ditindak lanjuti.
Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Electronic Filing & Document Management ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
TUJUAN TRAINING KONSEP MANAJEMEN DOKUMEN UNTUK PRAKERJA
1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, quality manual, standard operating procedures, work instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).
1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan, terutama kepada para professional (insinyur, dll) sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
5. Paham tujuan, lingkup, tanggungjawab, aktivitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip professional baik arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.
Dengan mengikuti pelatihan Electronic Filing & Document Management Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Electronic Filing & Document Management dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Electronic Filing & Document Management
MATERI pelatihan SIstem Manajemen Dokumen online Zoom
Modul 1 : Paradigma & Filosofi
* Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
* Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
* Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
* Membahas aspek hukum & legal eFiling.
* VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
Modul 2 : Sharing & Studi Kasus
* Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
* Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
* Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
* Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
* Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
* Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
* Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
* VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
* STUDI KASUS: membahas contoh perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.
Modul 3 : Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
* Memahami indeks & kode arsip.
* Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
* Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
* Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
* TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
* TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
Modul 4 : Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke eFiling
* Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
* Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
* VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
* SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
* SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
* TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
* TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
Modul 5 : Quick Win 1
* Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
* Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
* VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
* TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.
Modul 6 : Quick Win 2
* Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
* Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
* Membahas penyelarasan proses kerja dengan workflow & sistem otorisasi elektronik.
* VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
* TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.
Modul 7 : Fraud Prevention & Risk Management
* Membahas konsep dasar manajemen resiko.
* Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
* Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.
Modul 8 : Disaster Recovery & Business Continuity
* Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
* Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
* Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.
* Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Electronic Filing & Document Management
METODE pelatihan konsep Manajemen dokumen online Zoom
Metode Training Electronic Filing & Document Management dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.
INSTRUKTUR pelatihan Pengenalan Electronic Filing & Document Management System online Zoom
Instruktur yang mengajar pelatihan Electronic Filing & Document Management ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Electronic Filing & Document Management baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
PESERTA
Peserta yang dapat mengikuti training Electronic Filing & Document Management ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Electronic Filing & Document Management
Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
Jadwal Training Jogja Media Training 2023 :
Batch 1 : 24 – 26 Januari 2023
Batch 2 : 20 – 23 Maret 2023
Batch 3 : 15 – 17 Mei 2023
Batch 4 : 17 – 19 Juli 2023
Batch 5 : 25 – 27 September 2023
Batch 6 : 7 – 9 November 2023
Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
Lokasi Pelatihan :
· Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro
· Jakarta, Hotel Amaris Tendean
· Bandung, Hotel Golden Flower
· Bali, Hotel Ibis Kuta
· Online dan Daring, Zoom, Google Meets, Teamlink
Investasi Pelatihan ini :
· Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
· Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Training :
1. FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
2. Module / Handout
3. FREE Flashdisk
4. Sertifikat
5. FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
6. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
7. 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
8. FREE Souvenir Exclusive
9. Training room full AC and Multimedia
